Silos de Dados: 4 dicas para identificá-los em sua empresa

Para suportar as necessidades específicas de seus departamentos, é comum que as empresas busquem diferentes sistemas, especializados em atender suas especificidades. Alguns exemplos são: CRM, ERP, PMS, entre outros.

Todos esses sistemas geram dados, mas nem sempre estão disponíveis para os tomadores de decisão. Mantendo-se restritos às aplicações, aos setores ou às unidades de negócio. E isso impossibilita a geração de insights relevantes à companhia ou, até mesmo, relatórios confiáveis.

Esse isolamento, chamado Silos de Dados, impacta não somente na troca de conhecimentos entre as áreas, mas também na estratégia da companhia como todo. Pode, até mesmo, fazer com que as decisões tomadas sejam equivocadas, se baseadas em informações incompletas, desatualizadas e/ou pouco confiáveis.

Um estudo publicado pela Aberdeen Group, empresa de inteligência de marketing estadunidense, concluiu que 56% dos usuários de BI notam a falta de uma visão integrada sobre os departamentos. E 31% relatam que existe uma discordância de informações entre os setores.

Se levarmos em consideração que, apesar de cada setor ter a possibilidade de contribuir de formas diferentes para atingir os objetivos da empresa, as metas são as mesmas, analisá-las separadamente, com divergências, dificulta (e muito!) na visão global do negócio.

Por isso, criar uma estratégia para combater os silos é essencial, a fim de garantir a democratização das informações do negócio, sem exigir um grande esforço manual do seu time, e com a agilidade necessária para decidir o melhor caminho da sua empresa, na hora certa.

O que são os Silos de Dados?

Silos de Dados consistem nas informações que estão restritas a uma determinada área ou sistema, e que não são visíveis para o restante da organização.

Essas bases de dados fragmentadas e limitadas aos departamentos costumam ser um efeito colateral do crescimento das companhias, que buscam adotar, com agilidade, novas áreas, novos sistemas e novas tecnologias, mas sem atentarem-se à interconexão entre eles.

Além das inúmeras fontes que podem originar os silos, tais como computação de borda, documentos digitais ou físicos armazenados por um determinado time, planilhas, sensores, IoT (Internet of Things, ou Internet das Coisas, em português), sistemas de parceiros, aplicações SaaS (Software as a Service, ou Software como Serviço, em português), entre muitos outros, o volume aumenta consideravelmente, impulsionando ainda mais a criação de Silos de Dados.

Até mesmo aquelas corporações que já tinham consciência dos silos que possuíam, e adotaram medidas de proteção na tentativa de minimizá-los, mas de forma desgovernada, tiveram como resultado os chamados “pântanos de dados”, que consistem em tentativas frustradas de integração, em que as bases de dados se perderam na organização, aumentando a dificuldade de lidar com o uso dos dados.

Quatro características principais das empresas com Silos de Dados

Normalmente, quanto mais dados, e de diferentes fontes, a empresa dispor para tomar suas decisões, mais assertivas elas tendem a ser. Porém, essa não é a realidade da maior parte delas. De acordo com o estudo (fonte), mais de 56% dos dados das empresas, hoje em dia, são desconhecidos e não aproveitados. Tratam-se dos chamados “Dark Data”, um resultado direto dos Silos de Dados.

Para que a empresa possa criar impactos consistentes e em conjunto, e pautar suas tomadas de decisões em dados, é necessário ampliar o alcance dessas informações, que parecem remotas dentro do negócio. E, com isso, obter em uma visão holística, capaz de mudar a organização, sua cultura ou, até mesmo, um mercado, com inovação.

4 sintomas comuns

1) Dificuldades em coletar os dados: quando qualquer tomada de decisão precisa de um grande esforço na coleta de dados. Essa é uma das principais características de empresas que possuem muitos silos. Busque preocupar-se não somente com o uso das informações, mas também com a coleta das mesmas.

2) Sistemas e aplicações de uso exclusivo das equipes: adquirir cada vez mais soluções, e não preocupar-se em como elas se integrarão aos sistemas já existentes na empresa, sem dúvida alguma irá gerar inúmeros silos. Se a companhia deseja combater a formação de silos em suas áreas, precisa se atentar-se ao fato de que qualquer novo sistema, tecnologia ou fonte de dados deve contar com a integração para os demais softwares.

3) Informações divergentes entre os departamentos: ainda que a empresa já possua um repositório de dados e a integração em algumas de suas aplicações, se o seguinte cenário costuma se mostrar presente, é sinal de que nem todos os silos foram quebrados na companhia. Pense nesta situação: em uma reunião de entrega de resultados, dois líderes de departamentos diferentes apresentam dados divergentes para uma mesma informação. Isso pode descredibilizar completamente toda uma análise do atual contexto da empresa.

4) Os dados disponíveis são insuficientes para a tomada de decisão: como citamos anteriormente, os departamentos podem até contribuir de formas diferentes. Contudo, no fim, os objetivos da empresa são os mesmos para todos. Em companhias que a tomada de decisão é dificultada pela inacessibilidade das informações, tanto porque estão restritas a outro setor, quanto porque as equipes não sabem onde obtê-las, existem Silos de Dados que precisam ser quebrados.

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Quais são os riscos gerados pelos Silos?

A falta de comunicação entre os departamentos de uma empresa pode gerar sérios problemas. Confira, a seguir, quais são eles:

• Demorar muito tempo ou exigir um grande esforço da equipe para obter um determinado dado. Além disso, não conseguir o insight de que precisa para inovar, por falta de informações;
• Baixa confiabilidade nos dados que os processos geram. Quando não se tem clareza sobre a forma como capturamos, armazenamos e analisamos os dados, as informações tornam-se inconsistentes e/ou insuficientes para tomada de decisão;
• Desperdício de recursos, empregando mais armazenamento do que realmente seria necessário, com informações repetidas no banco de dados;
• Custo de oportunidade, com a perda de uma visão holística, a empresa deixa de inovar e perde competitividade em um mercado cada vez mais data-driven;
• Desacordo com a LGPD. A ausência de conhecimento da origem e da armazenagem dos dados pode implicar em problemas com a Lei.

Como quebrar os Silos de Dados?

A integração é uma das formas mais eficazes, e com a melhor relação entre custo e benefício, para a quebra de silos de dados. Essa estratégia permite que exista um repositório centralizado, integrado a todas as fontes de dados, capaz de consolidar as informações e disponibilizá-las às ferramentas de visualização, como dashboards, gráficos, BI (Business Intelligence, ou Inteligência de Negócios, em português), entre outras.

É importante ressaltar que a integração dos dados de uma empresa não implica a aplicação de um único sistema em toda a organização. Mas sim o compartilhamento das informações com as diferentes áreas de negócio a partir de um único meio de armazenamento.

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Inovar não é mais um diferencial e sim uma necessidade para as empresas. Contudo, para isso, é preciso que os seus times tenham os insights certos em mãos.

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