Como reduzir custo com TI?

Por Thaila El Kadre

Hoje em dia, as organizações que pretendem se manter competitivas no mercado precisam se transformar digitalmente, desde pequenas até as gigantes.

E a tecnologia vem de encontro a deixar os processos internos e externos das empresas de forma simples, rápida e prática. Não só isso, como também agregar inteligência para por meio dela analisar o mercado para tomadas de decisões mais assertivas.

Entretanto, quando falamos em implementar tecnologia, a primeira preocupação é o valor a investir – que muitas vezes é considerado alto – e o seu retorno a longo prazo. E reduzir custos sempre é um desafio que exige a atenção dos gestores.

Pensando em um cenário, no qual os processos são simples, optar por um projeto customizado do zero pode ter um custo muito alto para sua finalidade, o que motiva muitas empresas a não realizarem as melhorias necessárias e continuarem trabalhando com os mesmos processos falhos e pouco automatizados.

Uma boa alternativa para casos como este é manipular ferramentas de TI já existentes no mercado, conforme a necessidade do projeto, conseguindo assim reduzir custo e ajudando a integração da empresa como o todo, sem deixar a qualidade de lado.

Modelo de estudo

Para exemplificar esta possibilidade, criei um modelo de estudo usando como base uma ferramenta do mercado para desenvolver um projeto simples de aprovação de adiantamento de viagem, no qual o usuário poderá requerer o adiantamento.

Abaixo vamos simular uma situação hipotética para demonstrar o funcionamento da solução. Mas antes, precisamos entender o escopo criado para nosso modelo de estudo:

1 – Interface para o usuário fazer a requisição e acompanhar a mesma;

2 – Disparo de e-mails a cada mudança de fluxo para o usuário que fez a requisição;

3 – Todo requerimento menor igual a 500 deve passar somente pelo financeiro;

4 – Todo requerimento maior que 500 deve passar pelo superior imediato e financeiro;

5 – Página para visualização somente do financeiro com gráficos para requisições realizadas:
a. Relatórios por status e ano;
b. Número de requisições abertas;
c. Total de requisições criadas por mês.

Vamos para a simulação? O primeiro vídeo mostra a visão inicial e os passos que uma usuária comum – que vamos chamar de Adele – precisaria fazer para abrir uma requisição:

Nesta segunda parte, observaremos como um gerente – que nomeamos como Mirian – teria que fazer para aprovar ou não as requisições criadas por Adele:

Assim como o Gerente, iremos agora visualizar como um usuário do grupo financeiro – denominado como Pradeep – poderia aprovar as requisições:

E por fim, voltamos para visão da Adele, de forma a exemplificar o acompanhamento das requisições feitas:

Em resumo, conseguimos visualizar com este modelo de estudo que um sistema pode ser feito usando ferramentas disponíveis pelo mercado de forma simples.

E que ao contrário de um projeto personalizado que poderia levar meses para ser desenvolvido, este caso levou menos de uma semana entre planejar até estar pronto para uso, diminuindo o custo do projeto, uma vez que o tempo de desenvolvimento e esforço também foram reduzidos.

Por fim, quando uma empresa precisa tirar do papel um projeto de tecnologia, o custo com certeza é um dos fatores de grande importância, se não o mais, e buscar alternativas mais baratas nem sempre é uma tarefa fácil, mas eu diria que quase sempre possíveis.

Thaila El Kadre tem 10 anos de experiência no desenvolvimento de software em projetos nacionais e internacionais. Trabalha na análise, planejamento e implementação de projetos .Net e SharePoint.